membuat mailing

 Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Contoh : Pastikan anda telah memiliki master surat serta rancangan database sebagai berikut :

No. Surat	Nama	Jabatan	Alamat	Kota
0023/SB/D/2010	Sukur Soedrajat	Camat	Jl. Jend. Sudirman 12	Prabumulih
0024/SB/D/2010	Reza Novalino	Kepala Desa	Jl. Jend. Sudirman 13	Prabumulih
0025/SB/D/2010	Wafa Gunawan	Ketua Rt	Jl. Jend. Sudirman 14	Prabumulih
0026/SB/D/2010	Indah Melati	Ketua PKK	Jl. Jend. Sudirman 15	Prabumulih
0027/SB/D/2010	Revi Lanovia	Ka. Karang Taruna	Jl. Jend. Sudirman 16	Prabumulih

Langkah 1

Langkah pertama bukalah file master surat yang digunakan dan klik pada Menu Maillings > Start Mail Merge > Letters.

Langkah 2

Selanjutnya klik Select Recipient dan pilih Type New List, seperti gambar dibawah ini :

Langkah 3

Pada jendela yang tampil klik Customize Columns, untuk memodifikasi field data source.

Langkah 4

Selanjutnya hapus semua field yang tidak digunakan dengan menekan tombol delete.

Langkah 5

Setelah semua field terhapus tambahkan field baru dengan menekan tombol add, seperti gambar berikut.

Langkah 6

Selanjutnya isikan data sesuai dengan keperluan pada setiap baris yang tersedia.

  

Langkah 7

Setelah semua data selesai dimasukkan tekan tombol OK dan simpan database tersebut satu folder dengan master surat, hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dikemudian hari kita akan menggunakanya lagi dan mail merge akan terus berjalan.

Langkah 8

Selanjutnya untuk memasukkan data dari database, letakkan kursor dimana kita akan menempatkan data dan klik pada menu Insert Mail Merge > Klik kategori Field yang di inginkan.

Langkah 9

Langkah terakhir untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan gunakan navigasi tombol next dan previous untuk melihat hasil data satu persatu.

 

Langkah 10

Selanjutnya untuk mencetak hasil surat yang menggunakan mail merge, klik menu Finish & Merge > Print Document, pilih all untuk mencetak keseluruhan data berdasarkan urutan di database.

Note : Selain langkah yang telah dijelaskan diatas yaitu dengan memilih type new list (langkah 2), kita juga bisa menggunakan langkah dengan memilih use existing list, yaitu memilih data source yang telah kita buat sebelumnya, jika anda memilih menggunakan cara ini, sebelumnya anda harus membuat tabel data source nya terlebih dahulu melalui microsoft office excel dan menyimpanya satu folder dengan master surat induk. Langkah ini lebih mudah anda lakukan dan untuk memasukkan data anda bisa mengulangi langkah diatas pada langkah ke-8 sampai selesai.